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Vantagens da assinatura digital de contratos

Entre os maiores benefícios dos contratos digitais estão a segurança e a praticidade para agilização dos processos

 

O mundo está em constante transformação. No início deste ano, sequer podíamos imaginar que passaríamos por uma pandemia global, que nos colocaria em quarentena. Nos meses que se seguiram, aprendemos que a digitalização dos processos não é somente um processo natural da modernidade, mas uma necessidade. Passamos a trabalhar em home office, realizar reuniões virtuais, fazer compras pela internet e também descobrimos que é possível assinar contratos de maneira digital.

Entre os fatores que podem agilizar ou tornar mais lenta uma negociação, com certeza a documentação imobiliária é um dos mais importantes. Afinal, tudo precisa estar de acordo para que a venda do imóvel seja fechada. Nesse sentido, a assinatura digital de contratos (eSignature) é mais uma ferramenta que pode facilitar a vida dos clientes, tanto compradores quanto vendedores.

“A Esquema Imóveis começou a utilizar a assinatura digital no início de 2019”, conta Rafael Antal, diretor jurídico da empresa. “Esse processo já se mostrava necessário, na época. O que verificamos é que, por conta do perfil com que atuamos, cada vez mais nossos clientes têm as agendas complicadas – não só no que diz respeito à disponibilidade de tempo, mas também ao local de assinatura, processo que pode ser ainda mais complicado quando se trata de imóveis com vários proprietários e/ou compradores.”

De acordo com Rafael, em alguns casos é possível colher as assinaturas separadamente, mas isso muitas vezes não acontece em apenas um dia, o que acaba atrasando a negociação. “A ideia da assinatura eletrônica surgiu para tornar o processo de assinatura de contratos mais rápido e eficiente, independentemente da agenda das partes, o que resolveria muitos problemas  de tempo e logística”, ressalta o diretor jurídico.

 

A digitalização do mercado imobiliário

Conforme explica Rafael, já é comum utilizarmos assinaturas digitais para determinados serviços, como fornecedores de TV a cabo, porém esse tipo de ferramenta não costumava ser tão disseminado no mercado imobiliário. Antes da pandemia, quando se tratava de operações imobiliárias, por envolverem bens de valor significativo, as pessoas acabavam tendo algumas objeções aos processos eletrônicos.

“No início, havia certa resistência, até pelo baixo número de pessoas familiarizadas com a assinatura eletrônica”, lembra o diretor jurídico. “Por isso, sempre fazemos questão de explicar e apresentar o processo e sua segurança. Aos poucos, os clientes foram entendendo.” Em 2019, os contratos assinados digitalmente na Esquema Imóveis somaram aproximadamente 10% do total de negociações da empresa. Já em 2020, a previsão é de que ultrapassem 30% dos contratos assinados. “Isso sem contar as autorizações de venda, termos de corretagem e vários outros documentos que acabamos incluindo em nosso dia a dia, o que melhorou e simplificou a relação cliente-imobiliária. Atualmente, grande parte dos documentos da empresa são assinados eletronicamente. O mais interessante é que essa ferramenta nunca foi imposta aos clientes, mas surgiu como uma opção e passou a fazer parte do nosso quotidiano.”

Rafael acredita que a pandemia acelerou um processo que estava acontecendo naturalmente. Profissionais do ramo empresarial já consideravam comuns esses procedimentos, mas pessoas de outras áreas tiveram de se acostumar à nova realidade. “O isolamento social alterou completamente as relações interpessoais e nos levou a questionar a necessidade dos encontros presenciais, o que despertou interesse pela assinatura eletrônica. Isso fez com que ela se tornasse mais difundida em vários mercados – inclusive no setor imobiliário”, observa o advogado.

Quando a Esquema Imóveis começou a utilizar a plataforma de assinatura digital, foi escolhida a DocuSign, uma das empresas líderes de mercado, no Brasil e internacionalmente. “Com a pandemia, surgiram outras ferramentas semelhantes, mas nossa experiência e o feedback dos clientes nos fizeram manter a DocuSign, porque ela tem funcionado muito bem. Além disso, a plataforma conta com ISO 27001 e uma série de outras certificações globais importantes”, enfatiza Rafael.

Para o diretor jurídico da Esquema Imóveis, o que mais preocupa a maioria dos clientes, quando se fala sobre assinatura digital, é sua validade jurídica. “A questão da validade da assinatura eletrônica já foi superada nos tribunais de todo o país. Claro que alguns cuidados são importantes, como a identificação das partes e de seus respectivos endereços de e-mail; mas, uma vez feita essa identificação, o processo se torna seguro e se equipara ao contrato assinado fisicamente”, afirma.

Os mecanismos de autenticação e as informações coletadas e armazenadas sobre o documento são capazes de conferir segurança jurídica a ele, porque comprovam sua autenticidade (certeza de autoria) e integridade (veracidade do conteúdo). Essa comprovação é possível por meio da implantação de sistemas de certificação capazes de validar a autoria da assinatura eletrônica, bem como de traçar a “trilha de auditoria digital” (cadeia de custódia) do documento. Nosso sistema jurídico tem como premissa a liberdade das formas dos contratos; isso quer dizer que, se a lei não apresentar regras específicas para a validade de determinado documento, ele será tido como válido, independentemente da metodologia utilizada para redigi-lo ou assiná-lo.

 

 

Passo a passo da assinatura digital

Segundo o diretor jurídico da Esquema Imóveis, nos dias de hoje grande parte do processo de venda e compra de imóveis é tratado por e-mail. “Uma vez que a minuta é definida, enviamos o documento aos envolvidos e eles nos dão a aprovação por e-mail. Em seguida, essas informações são lançadas na plataforma de assinatura. Toda a negociação é registrada, permitindo que tenhamos um histórico de e-mails que vincula aquele endereço à pessoa”, destaca Rafael. Caso o cliente queira se cadastrar na plataforma Docusign, também é possível, mas o advogado explica que, na maioria das negociações, tudo é feito pelo registro da imobiliária, que atua como gestora do documento.

Confira o passo a passo da assinatura:

  1. Inseridas todas as informações do contrato, é gerado um link, que então é enviado às partes, por e-mail, pela própria plataforma.
  2. Para assinar, a parte recebe o e-mail da plataforma, com informações sobre o contrato a ser assinado e com a opção de revisar o documento.
  3. Clicando no link “revisar”, o signatário abre a página do sistema, adere aos termos de uso da ferramenta e inicia o processo de assinatura.
  4. No momento em que a pessoa faz sua primeira rubrica no documento, o sistema dá a opção de inserir sua assinatura, que pode ser uma imagem já pronta e escaneada ou o desenho da assinatura feito na hora, pelo celular ou computador. Também é possível clicar para que o próprio sistema simule a assinatura. Vale ressaltar que a validade da assinatura digital não está no desenho e sim no rastreio das informações.
  5. O usuário então conclui o documento, que passa a constar como “assinado” na plataforma.
  6. Uma vez concluídas todas as assinaturas, a plataforma envia às partes a versão assinada do compromisso e gera o certificado de assinatura, com o rastreamento dos IPs das máquinas/aparelhos de celular (para identificar onde ele foi assinado, o endereço de e-mail utilizado, bem como o dia e horário da assinatura, ou seja, todos os dados que passam segurança ao documento).
  7. Pronto: contrato assinado!
  8. Por fim, vale citar que, caso se identifique a necessidade de alterações durante o processo, elas são realizadas pelo gestor do documento. Nesse caso, o sistema não conclui a assinatura inicial e envia um novo e-mail a todas as partes, pedindo que revisem o contrato alterado e o assinem novamente

 

Vantagens da assinatura eletrônica

A assinatura digital já se tornou uma ferramenta utilizada por empresas de grande porte, como Apple e Google. No mundo em que vivemos, dificuldades para conciliar agendas e se deslocar presencialmente até um local podem ser empecilhos ao fechamento de uma negociação. “Nosso argumento para as pessoas mais reticentes é simplesmente apresentar a confiabilidade do sistema. Quando você estuda o processo, dificilmente se mantém resistente a essa facilidade”, comenta. Afinal, as vantagens de assinar um documento de forma digital são várias:

  • Rapidez – A assinatura eletrônica elimina as tarefas manuais e aumenta a conveniência para todos os envolvidos, podendo ser feita de forma segura a partir de praticamente qualquer dispositivo. Até 82% dos acordos são concluídos em menos de um dia e 49% em menos de 15 minutos.
  • Economia – Segundo um parecer da plataforma DocuSign, a assinatura eletrônica economiza, em média, 36 dólares por contrato, já que reduz custos fixos e aprimora a produtividade.
  • Segurança – Os dados atuam literalmente como uma “digital” identificadora única, já que são criptografados e embedados de maneira permanente no documento, com todas as medidas de privacidade para proteger as informações dos usuários. Sinais de alterações no documento podem ser facilmente detectados. O sistema gera e armazena automaticamente uma trilha de auditoria eficiente e abrangente, com segurança de nível bancário, para cada acordo.
  • Padrões internacionais – A plataforma DocuSign oferece integridade de registro com padrões internacionais de criptografia e dispersão, além de práticas de retenção, armazenamento e segurança de dados, que garantem que o documento só possa ser acessado, lido e executado por usuários designados.
  • Aceitação global e conformidade legal – As assinaturas digitais são cada vez mais aceitas em documentos legalmente válidos, porque as entidades regulamentadoras compreendem que os protocolos de segurança oferecidos por plataformas como a DocuSign (que atua em 188 países) estão de acordo com as exigências internacionais da área jurídica. A plataforma conta ainda com suporte em 43 diferentes idiomas.

 

Educar o mercado

Rafael acredita que, não somente com relação à assinatura digital, mas em todos os processos imobiliários, é preciso educar o mercado. “Essa é uma preocupação do departamento jurídico da Esquema Imóveis: não só concluir as negociações, mas passar um pouco do conhecimento que temos para deixar os clientes tranquilos. Com a assinatura eletrônica, não foi diferente. Quando mais divulgamos a plataforma e explicamos como ela funciona, melhor para o mercado como um todo. Se as pessoas passarem a se acostumar com esse formato, compreendendo que é confiável e seguro, todos serão beneficiados”, observa.

Isso quer dizer que a digitalização veio para ficar? Para Rafael, o mercado deve acompanhar a evolução do mundo. “A tendência é de que as pessoas confiem cada vez mais na ferramenta. Antes, havia resistência do próprio Estado, porque as escrituras de compra e venda (o título público de transferência do imóvel) tinham como requisito uma assinatura presencial. Durante a pandemia, isso mudou. Hoje, os cartórios conseguem fazer uma assinatura de escritura com o uso do certificado digital”, diz o advogado. “O mercado não parou durante a quarentena, mas precisou se adaptar. Provavelmente esse tipo de evolução já aconteceria, mas ela foi acelerada.”

O diretor jurídico da Esquema Imóveis vê o futuro dos contratos no setor imobiliário como uma mistura entre operações digitais e presenciais. “Nosso trabalho não é 100% eletrônico, ele é feito sob medida. Quando falamos em negociações imobiliárias, geralmente conhecemos as partes, realizamos reuniões e visitas presenciais, temos o imóvel em nosso sistema, o cadastro dos interessados, e contamos com um leque de informações que são rastreadas, então é simples identificar com quem estamos tratando”, afirma.

No entanto, Rafael acredita que o formato eletrônico tende a ganhar cada vez mais espaço, assim como já aconteceu com as operações bancárias. “Até pouco tempo atrás, as pessoas tinham medo de baixar aplicativos de bancos no celular. Agora, fazemos praticamente tudo online. Além disso, o mercado imobiliário não é algo abstrato: você tem o imóvel e o registro da movimentação financeira”, ressalta. “Não se trata da legalidade do documento, mas do conforto e da conveniência das partes. O fator principal, para nós, está na economia de tempo. Mas não temos um modelo definido, seja assinatura ou digital ou física. Nós preferimos o que for mais conveniente para o cliente.”

 

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